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10-Day Plan — Document Maturity Audit (GED + SAE Readiness)

10-Day Plan — Document Maturity Audit (GED + SAE Readiness)

What you’ll get at Day 10 (deliverables)

10-Day Plan — Document Maturity Audit (GED + SAE Readiness) What you’ll get at Day 10 (deliverables)

  1. Document Maturity Scorecard (0–5) by domain + heatmap (quick executive view)
  2. Document Inventory “Top 20” (critical document types) + owners + volumes + retention reality
  3. Process Map for the 3–5 highest-impact flows (Invoices, Contracts, HR, Claims, Procurement, Correspondence, etc.)
  4. Risk & Compliance Register (auditability, proof gaps, data exposure, legal retention gaps)
  5. Target Architecture Blueprint (GED + SAE) (high-level: components, integration points, hosting model)
  6. Quick Wins Backlog (30/60/90 days) with effort vs impact
  7. Business Case V1: productivity gains, paper reduction, risk reduction + ROI narrative
  8. Implementation Roadmap: pilots → scale → governance (with milestones)

Maturity Model (what we assess)

We score each area 0 to 5 (0 = ad hoc, 5 = optimized):

  1. Governance (policy, roles, ownership, decision rights)
  2. Information Architecture (taxonomy, metadata, classification plan)
  3. Lifecycle & Retention (rules, closure, archiving trigger, disposal control)
  4. Security & Access Control (RBAC, segregation, logs, least privilege)
  5. Process Digitization (workflows, approvals, SLAs, exceptions)
  6. Evidence/Trust (integrity, traceability, audit trails, evidentiary readiness)
  7. Tooling & Integration (ERP, CRM, email, scanning, e-sign, APIs)
  8. Adoption & Change (training, usage metrics, champions, support)
  9. Data Quality (duplication, naming conventions, version chaos, master sources)

Day-by-Day Execution Plan (10 days)

Day 1 — Kickoff + Scope Lock + Data Request

Objective: Align stakeholders and unlock access fast.
Workshops (60–90 min):

  • Exec sponsor + IT + Legal/Compliance + Ops + Finance (and HR if possible)

Outputs:

  • Audit scope (departments, sites, document families)
  • 3–5 priority processes to deep-dive
  • Data request pack issued

Data we request (minimum viable):

  • Org chart + process owners list
  • Samples of key documents (10–20)
  • Current storage map (shared drive, email, paper archives, ERP folders, etc.)
  • Any existing policy (even outdated)

Current tools list (ERP/CRM/M365, scanners, e-sign, etc.)

Day 2 — Document Inventory Sprint (Top 20 Critical Documents)

Day 2 — Document Inventory Sprint (Top 20 Critical Documents)

Objective: Identify the documents that matter most to the business + compliance.
Activities:

  • Interviews with process owners (30–45 min each)
  • Collect sample docs + current storage locations + volumes

Outputs:

  • “Top 20 Document Types” list with:
    • owner, purpose, source system, sensitivity
    • legal/business retention expectation
    • current pain points

Day 3 — Process Walkthroughs (Reality, not theory)

Objective: Map how documents actually flow.
Activities:

  • Shadow 2–3 processes end-to-end (invoice approval, contract lifecycle, HR onboarding, claims, procurement, correspondence)

Outputs:

  • Process maps (As-Is) + cycle times + bottlenecks + failure points
  • Where “proof breaks” (no timestamp, no trace, no final version, etc.)

Day 4 — Systems & Access Assessment (Security + Traceability)

Objective: Evaluate access controls and risks.
Activities:

  • Review permission model (shared drives/M365/ERP)
  • Audit current logs and traceability
  • Identify high-risk exposures (everyone has access, external sharing, WhatsApp/email leakage)

Outputs:

  • Access Risk Heatmap

Quick containment actions (low effort/high impact)

Day 5 — Retention & Compliance Reality Check (GED vs SAE)

Objective: Determine what must be archived “as evidence” and how.
Activities:

  • Workshop: Legal/Compliance + Finance + HR + Ops
  • Define retention needs by document family
  • Define what requires stronger evidentiary chain

Outputs:

  • Retention matrix V1:
    • document type → retention → archive trigger → access rules → destruction rules
  • First cut “GED-only” vs “GED+SAE required”

Day 6 — Content Quality & Information Architecture Review

Objective: Diagnose chaos drivers: duplicates, naming, versions, missing metadata.
Activities:

  • Sample analysis of folders/spaces (not exhaustive—targeted)
  • Identify taxonomy gaps and metadata opportunities

Outputs:

  • IA Recommendations V1:
    • taxonomy structure (departments + document types + cases)
    • metadata (client ID, contract number, invoice number, dates, status)
    • naming conventions + versioning rules

Day 7 — Target Blueprint (GED + SAE) + Integration Touchpoints

Objective: Design the target system at high level (pragmatic).
Activities:

  • Define target architecture:
    • capture (scan/OCR), DMS, workflow, e-sign, SAE, search, analytics
    • integration points (ERP, CRM, email, customer portal)
    • hosting (on-prem / cloud / hybrid)
    • backup, DR, security layers

Outputs:

  • “To-Be Blueprint” diagram (simple)

Integration plan (what connects to what, and why)

Day 8 — Quick Wins + Backlog (30/60/90 days)

Objective: Convert findings into execution backlog.
Activities:

  • Prioritize improvements by effort/impact
  • Identify 2–3 pilot use cases with fast ROI

Outputs:

  • Backlog:
    • quick wins (policy, access cleanup, folder restructuring, templates)
    • pilots (invoice, correspondence, HR, contracts)
    • foundational work (metadata model, SAE bridge, governance)

Day 9 — Business Case V1 + KPI Model

Objective: Make it board-friendly.
Activities:

  • Quantify baseline pain:
    • time to retrieve docs
    • rework due to missing info
    • paper/storage cost
    • audit/dispute risk exposure
  • Define KPI targets:
    • retrieval time
    • % docs in GED
    • % cases archived to SAE
    • audit response time
    • compliance rate

Outputs:

  • Business Case V1 (ROI narrative + KPIs)
  • Scorecard (baseline + target)

Day 10 — Executive Readout + Decision Pack

Objective: Secure go/no-go decisions and next steps.
Activities:

  • 60–90 min executive session
  • Validate priorities
  • Agree on pilot scope + timeline + governance

Outputs:

  • Executive deck (10–12 slides max)
  • Decision log:
    • chosen option (GED only vs GED+SAE)
    • pilots approved
    • owners, timeline, budget framework

Plan 10 jours — Audit de maturité documentaire (GED + SAE)

Ce que vous obtenez à J+10 (livrables “decision-ready”)

  1. Scorecard de maturité (0–5) par domaine + heatmap (vue comité de direction)
  2. Inventaire documentaire “Top 20” : types de documents critiques, owners, volumes, sensibilité, lieux de stockage
  3. Cartographie des processus (As-Is) sur 3 à 5 parcours à fort impact (factures, contrats, RH, sinistres, achats, courrier…)
  4. Registre Risques & Conformité : trous de preuve, expositions sécurité, non-conformités de conservation
  5. Blueprint cible (GED + SAE) : architecture haut niveau + points d’intégration (ERP/CRM, e-mail, scan/OCR, e-sign)
  6. Backlog Quick Wins 30/60/90 jours : impact vs effort + owners proposés
  7. Business Case V1 : gains (temps, papier), réduction des risques, narration ROI, hypothèses
  8. Roadmap d’implémentation : pilotes → généralisation → gouvernance (jalons + dépendances)

Modèle de maturité (ce qu’on évalue)

Chaque domaine est noté de 0 à 5 (0 = ad hoc, 5 = optimisé), puis consolidé en score global.

  1. Gouvernance (politique, rôles, responsabilités, décisionnel)
  2. Architecture de l’information (plan de classement, taxonomie, métadonnées)
  3. Cycle de vie & conservation (durées, déclencheurs d’archivage, élimination contrôlée)
  4. Sécurité & habilitations (RBAC, moindre privilège, séparation, journaux)
  5. Digitalisation des processus (workflows, SLA, exceptions, contrôle qualité)
  6. Valeur probante / chaîne de confiance (intégrité, traçabilité, auditabilité)
  7. Outillage & intégrations (ERP, CRM, e-mail, scan, signature, API)
  8. Adoption & conduite du changement (formation, champions, usage, support)
  9. Qualité des contenus (doublons, versions, nommage, “source of truth”)

Déroulé jour par jour (10 jours)

Jour 1 — Kickoff + cadrage + paquet “data request”

Objectif : aligner les parties prenantes et ouvrir les accès rapidement.
Ateliers (60–90 min) : Sponsor + IT + Legal/Compliance + Ops + Finance (+ RH si possible)

Sorties :

  • Périmètre audit (départements, sites, familles documentaires)
  • 3–5 processus prioritaires à approfondir
  • Pack de collecte envoyé (documents + accès + référents)

Données demandées (minimum viable) :

  • organigramme + liste des process owners
  • 10–20 échantillons de documents clés
  • “carte” des stockages actuels (papier, disques partagés, e-mails, ERP, etc.)
  • politiques existantes (même anciennes)

stack outils (ERP/CRM/M365, scanners, e-sign, OCR…)

Jour 2 — Sprint inventaire documentaire (Top 20)

Objectif : identifier les documents qui pèsent business + conformité.
Actions :

  • interviews ciblées des owners (30–45 min chacun)
  • collecte d’exemples + lieux de stockage + volumes

Sorties :

  • Liste “Top 20 types de documents” avec :
    • owner, usage, système source, sensibilité
    • durée de conservation attendue (légale/business)

douleurs : pertes, doublons, délais, risques

Jour 3 — Walkthrough des processus (la réalité, pas la théorie)

Objectif : cartographier les flux documentaires tels qu’ils existent.
Actions :

  • observation / revue pas à pas de 2–3 processus end-to-end
    • ex : validation facture, cycle contrat, onboarding RH, sinistre, achats, courrier

Sorties :

  • Cartes As-Is + temps de cycle + goulots + points de rupture
  • Identification “où la preuve casse” (pas de trace, pas de version finale, pas d’horodatage…)

Jour 4 — Assessment systèmes & accès (sécurité + traçabilité)

Objectif : évaluer les risques d’accès et l’auditabilité.
Actions :

  • revue des droits (M365/Drive/partages/ERP)
  • analyse du niveau de logs / traçabilité
  • détection expositions : “trop d’accès”, partages externes, fuites e-mails/WhatsApp

Sorties :

  • Heatmap risques d’accès
  • Actions immédiates de “containment” (low effort / high impact)

Jour 5 — Check conformité & conservation (GED vs SAE)

Objectif : décider ce qui doit être archivé “à valeur probante”.
Actions :

  • atelier Legal/Compliance + Finance + RH + Ops
  • définition des durées de conservation par famille de documents
  • identification des documents nécessitant chaîne de confiance renforcée

Sorties :

  • Matrice conservation V1 :
    • type doc → durée → déclencheur archivage → accès → règles d’élimination

Découpage : GED only vs GED + SAE obligatoire

Jour 6 — Qualité documentaire & architecture de l’information

Objectif : diagnostiquer les causes du chaos (versions, doublons, nommage, métadonnées).
Actions :

  • analyse d’échantillons (répertoires, sites, boîtes mail, dossiers)
  • identification des patterns de duplication et “source of truth”

Sorties :

  • Recommandations IA / classement V1 :
    • taxonomie (départements + types docs + dossiers/cas)
    • métadonnées clés (ID client, n° contrat, n° facture, dates, statut…)

règles nommage + versioning

Jour 7 — Blueprint cible (GED + SAE) + intégrations

Objectif : dessiner une architecture pragmatique “déployable”.
Actions :

  • définition des composants :
    • capture (scan/OCR), GED, workflow, e-sign, SAE, recherche, analytics
  • intégrations :
    • ERP, CRM, e-mail, portail client, APIs
  • choix hosting :
    • cloud / on-prem / hybride
  • sauvegarde, DR, sécurité

Sorties :

  • Diagramme To-Be (haut niveau)
  • Plan d’intégration (qui parle à qui et pourquoi)

Jour 8 — Quick Wins + backlog (30/60/90 jours)

Objectif : convertir l’audit en plan d’exécution.
Actions :

  • priorisation effort/impact
  • sélection de 2–3 pilotes ROI rapide

Sorties :

  • Backlog :
    • quick wins (policies, nettoyage accès, arborescence, templates)
    • pilotes (factures, courrier, RH, contrats)
    • fondations (modèle métadonnées, bridge SAE, gouvernance)

Jour 9 — Business case V1 + KPI model

Objectif : rendre le projet “board-friendly”.
Actions :

  • quantification baseline :
    • temps de recherche
    • rework dû aux documents manquants
    • coûts papier/stockage
    • exposition risque audit/litige
  • définition KPIs cible :
    • temps de recherche
    • % docs gérés en GED
    • % dossiers versés en SAE
    • temps réponse audit
    • taux conformité

Sorties :

  • Business Case V1 (ROI narratif + KPIs + hypothèses)
  • Scorecard baseline vs cible

Jour 10 — Restitution Direction + Decision Pack

Objectif : sécuriser les décisions “go/no-go” et le plan pilote.
Actions :

  • session exécutive (60–90 min)
  • validation priorités et architecture
  • engagement sur pilotes + gouvernance

Sorties :

  • Deck exécutif (10–12 slides max)
  • Decision log :
    • option retenue (GED seule vs GED+SAE)
    • pilotes validés
    • owners + calendrier + enveloppe budgétaire indicative

 

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