ORGANISEZ VOS ARCHIVES PHYSIQUES AVEC MYDOCORGANISEZ VOS ARCHIVES PHYSIQUES AVEC MYDOC

Actions

• validation des sites concernés (siège, agences, magasins, etc.)
• cadrage des fonds : quels types d’archives ? quelles périodes ?
• règles d’accès (confidentiel / très confidentiel)
• choix du mode : archivage sur site vs externalisé MyDoc (ou hybride)
• plan de continuité (comment on travaille pendant le projet)

Livrables

• Charte projet + RACI + planning macro
• Périmètre Vague 1 + Vague 2
• Liste des directions + référents
• Plan HSE / sécurité (manutention, poussière, confidentialité)

Phase 1 — Diagnostic terrain & état des lieux (1–2 semaines)

But : comprendre le “réel” : volumes, qualité, risques, urgences.

Actions

• visite des zones d’archives (bureaux, magasins, conteneurs, caves)
• estimation volumétrique (ml = mètres linéaires), types de contenants, état physique
• identification des “fonds critiques” (contrats, dossiers sinistres, fiscalité, RH…)
• analyse risques : humidité, feu, accès libre, perte, mélange de séries

Livrables

• Rapport état des lieux + photos + risques
• Cartographie des fonds par direction / site
• Recommandation : priorité (quick wins) + plan par vagues

Phase 2 — Référentiel d’archivage & plan de classement (1–2 semaines)

But : créer le “système” qui rend l’archivage exploitable (sinon c’est juste du stockage).

Actions

• définition des séries documentaires (ex : Achats, Comptabilité, RH, Contrats, Sinistres, Logistique…)
• définition des règles de nommage (codes, année, service, type, numéro)
• définition de la codification des boîtes (ex : TRX-FIN-2023-INV-0001)
• définition du plan de repérage (rayonnage, travées, niveaux)
• définition des durées de conservation + sort final (conserver / éliminer / transférer)

Livrables

• Plan de classement officiel “VOTRE ENTREPRISE” (version 1.0)
• Tableau de gestion (durées de conservation)
• Standard boîtes + étiquettes + code-barres/QR (si retenu)
• Procédures : versement, consultation, prêt, retour, élimination

Phase 3 — Tri, élimination contrôlée, préparation (2–6 semaines selon volume)

But : réduire le stock inutile, sécuriser ce qui doit l’être, préparer le traitement industriel.

Actions

• tri : doublons, brouillons, documents sans valeur
• séparation par séries et années
• élimination avec visa (procès-verbal / bordereau d’élimination)
• dépoussiérage léger, reconditionnement (chemises, sous-chemises)
• regroupement “dossier complet”

Livrables

• Bordereaux de tri
• PV d’élimination (signé) + liste des éliminés
• Lots prêts à inventorier et boxer

Important : l’élimination doit être contrôlée et traçable, sinon risque juridique/audit.

Phase 4 — Inventaire, indexation & boxing (industrialisation) (4–10 semaines)

But : rendre chaque boîte retrouvable en minutes.

Actions

• création des boîtes normalisées
• étiquetage (code unique) + description (série, année, contenu)
• inventaire niveau “boîte” (minimum) ou niveau “dossier” (si exigé)
• saisie dans un registre d’archives (Excel structuré / outil MyDoc)

Livrables

• Inventaire complet (registre) + dictionnaire des champs
• Boîtes codifiées et rangées selon le plan
• Tableau de correspondance (ancienne localisation → nouvelle localisation)

Phase 5 — Mise en place du local d’archives & stockage sécurisé (1–3 semaines)

But : professionnaliser le stockage (conservation + sécurité + accès).

Actions

• organisation du local : rayonnages, zones, circulation, signalétique
• conditions de conservation : ventilation, humidité, protection incendie
• contrôle d’accès (clé, badge, registre visiteurs)
• plan de secours (sinistre : feu/eau)

Livrables

• Plan d’implantation du magasin d’archives
• Registre d’accès + règles de sécurité
• SLA interne : délai de restitution standard (ex : 2h, 24h)

Phase 6 — Processus d’exploitation : prêt, retour, traçabilité (immédiat)

But : faire vivre l’archive sans chaos.

Actions

• procédure de demande (mail/formulaire) + validation (si doc sensible)
• enregistrement des sorties/retours
• suivi des documents “en circulation”
• relances automatiques (hebdo)

Livrables

• SOP exploitation : Demande / Sortie / Retour / Litige
• Registre de circulation (traçabilité)
• Reporting mensuel (demandes, délais, documents en retard)

Phase 7 — Contrôle qualité & réception (1 semaine puis continu)

But : garantir que tout est correct et durable.

Contrôles

• échantillonnage inventaire vs boîtes physiques
• conformité étiquettes, codes, séries
• test de restitution (10 demandes réelles → mesurer le temps)
• contrôle sécurité (accès, restrictions)

Livrables

• PV de réception (par vague)
• Rapport QA + plan de correction
• KPI baseline + KPI après (temps de recherche, taux d’erreur)